Correo Electrónico

En el siguiente enlace, puedes realizar un aprendizaje de Outlook, haz clik aquí

Si cree que un mensaje se marcó incorrectamente como spam, el destinatario puede enviar un informe falso positivo de spam siguiendo estos pasos:

En Outlook en la web, vaya a la carpeta Correo no deseado (Junk Email) y busque el mensaje que se marcó incorrectamente como correo no deseado.
Haga clic con el botón derecho en el mensaje y luego haga clic en Marcar como Correo deseado
En el cuadro de diálogo Informar como correo no deseado, haga clic en Informar
Su informe se envía automáticamente al Equipo de Análisis de Spam de Microsoft a la dirección not_junk@office365.microsoft.com. Se usará su informe para ayudar a mejorar los filtros de spam.

Se puede exportar el buzón de Microsoft 365 a un archivo de cuentas personales (pst) usando Microsoft Outlook y el protocolo Exchange

Los pasos a seguir son:

1.- En Microsoft Outlook, en la ultima versión preferiblemente, conectar la cuenta de Office365 usando protocolo Exchange.

2.- Una vez conectada, en Archivo -> Configuración de la cuenta -> Cambiar -> Establecer el valor "Todo" en Correo para mantener sin conexión

3.- Reiniciar el programa y esperar a que descarguen y se sincronicen todas las carpetas, si el buzón es muy grande, puede tardar horas.

4.- Una vez se haya sincronizado por completo el buzón en Microsoft Outlook, hay que exportarlo, para ello Archivo, Abrir y Exportar, Importar o Exportar, Exportar a un archivo, Archivo de datos de Outlook (pst), Seleccionar el nombre de la Cuenta (en la posición superior) y Marcar "Incluir Subcarpetas ", Elegir una ubicación local donde guardarlo y pulsar Finalizar.

5.- Cuando haya finalizado, tendrá un .pst con una copia completa del buzón

Puede consultar un artículo de ayuda de Microsoft sobre como Exportar el correo a un archivo pst

Si dispone de un backup en formato pst de su buzón de Correo y por algún motivo desea restaurarlo, o quiere incorporar un archivo .pst en su buzón de Office365, debe seguir los siguientes pasos:

1.- En Microsoft Outlook, en la ultima versión preferiblemente, conectar la cuenta de Office365 usando protocolo Exchange.

2.- Una vez conectada, en Archivo -> Configuración de la cuenta -> Cambiar -> Establecer el valor "Todo" en Correo para mantener sin conexión.

3.- Reiniciar el programa y esperar a que descarguen y se sincronicen todas las carpetas, si el buzón es muy grande, puede tardar horas.

4.- Una vez se haya sincronizado por completo el buzón en Microsoft Outlook, hay que importar el pst , para ello Archivo, Abrir y Exportar, Importar o Exportar, Importar de otro progama o archivo, Archivo de datos de Outlook (pst), Elegir una ubicación local donde se encuentra el fichero, Seleccione el "Archivo de datos de Outlook", Marque "Incluir subcarpetas" y seleccione "Importar elementos en la misma carpeta .... de la cuenta de correo de Office365" y pulsar Finalizar

Puede consultar un artículo de ayuda de Microsoft sobre como Importar el correo electrónico desde un pst

Debe configurar su dispositivo móvil, siguiendo las instrucciones que se detallan en la Ayuda para dispositivos móviles

Si tiene o ha tenido el correo corporativo de la URJC redirigido a Gmail puede importar ese correo en Microsoft 365.

Para ello necesita seguir una serie de pasos concretos. A continuación se enumeran a modo de resumen los pasos a seguir:

Debe tener instalado Microsoft Outlook
Debe agregar su buzón de Office365 a Outlook, como cuenta Exchange
Debe preparar la cuenta de Gmail para conectarse a Outlook: active la verificación en dos pasos de Gmail y, después, cree una contraseña de aplicación que Outlook usará con la dirección de Gmail para realizar la conexión.
Agregar su cuenta de Gmail a Outlook
Exportar sus mensajes de Gmail a un archivo de carpetas personales (pst)
Copiar su correo de Gmail al buzón de Office365, este proceso puede tardar horas
Quitar su cuenta de Gmail de Outlook

Este proceso detallado se encuentra definido en el artículo: Importar Gmail a Office365

Una vez que haya accedido a la interfaz Outlook Web, debe pulsar sobre el icono de configuración ("rueda") situado en la parte superior derecha,

Ir a "Configuración", elegir "General" , en “idioma y zona horaria”, en la opción de Idioma (país o región) seleccionar “español (España, alfabetización internacional) .

En la zona horaria, establecer “(UTC +01:00) Bruselas, Copenhague, Madrid, París.

Una vez que haya accedido a la interfaz Outlook Web, en la barra de tareas, iremos a “Vista”, “Mensajes” , “Conversaciones” , “Lista de mensajes” y debemos marcar “No agrupar mensajes”

Una vez que haya accedido a la interfaz Outlook Web, en la barra de tareas, iremos a “Vista”, “Diseño” , “Panel de Lectura” y dentro de las opciones que se proporciona se elegirá la que más cómoda nos resulte:

Los mensajes clasificados como spam son entregados en una carpeta especial denominada “Correo no deseado”. Los mensajes que permanezcan más de 30 días en dicha carpeta son eliminados de forma automática por el sistema.

Para establecer un mensaje de respuesta automática, por ejemplo en vacaciones, debe acceder a su cuenta en Outlook en la Web y seguir los pasos que se describen en Respuestas Automáticas

Para tener una información actualizada de los límites de mensajes permitidos, consultar Límites de mensajes

Limites de Exchange Online
Desde el área de Tecnologías de la Información no se recomienda enviar mensajes que superen 25 Mb. ya que la mayoría de servidores de destino no admiten mensajes superiores a dicho tamaño.

Puede haber recibido este mensaje porque ha enviado una gran cantidad de mensajes de correo electrónico, o solo algunos mensajes pero a un grupo grande de destinatarios, y ha alcanzado el límite de envío del buzón.

El límite de envío se basa en la cantidad de destinatarios a los que envía mensajes en un período de 24 horas. Si supera el límite, recibirá una advertencia la próxima vez que intente enviar un mensaje.

Los correos electrónicos que redacte después de superar el límite de envío se guardarán automáticamente en la carpeta Borrador.

Después de un tiempo de espera, podrá abrir los correos electrónicos de la carpeta Borrador e intentar enviarlos nuevamente. Si continúa por encima del límite de envío, volverá a recibir el mensaje de advertencia. El mensaje de correo electrónico permanece en la carpeta Borrador hasta que lo envíe o lo elimine.

Si, después de 24 horas, continúa recibiendo la misma advertencia cuando intenta enviar un mensaje, intente disminuir la cantidad de destinatarios.

Para más información sobre estos y otros límites, vea Límites de mensajes y destinatarios

Los correos eliminados se almacenan en la carpeta de elementos eliminados durante 30 días. Una vez desaparecidos de la carpeta de elementos eliminados dispone de 30 días más para recuperarlos utilizando la opción “Recuperar elementos eliminados de esta carpeta” a través del interfaz web.

Se seleccionará el correo que se desea recuperar, y con el botón derecho del ratón, le daremos a “Restaurar”

Un mensaje eliminado tendrá entonces un periodo de retención total de 60 días.

Link a documentación oficial de Microsoft

A través del navegador Microsoft Edge, accederemos a nuestro Outlook Web, y pincharemos abriremos el correo dónde aparecerá el siguiente mensaje:

En el caso, de no visualizarse el mensaje anterior, y aparecer este:

Deberás seguir las instrucciones para instalar la extensión S/MIME pulsando aquí

No, no es posible

La URJC, en su calidad de Responsable de tratamiento de los datos personales, en el marco de sus funciones y servicios, debe garantizar que se aplican las medidas técnicas y organizativas necesarias para dar cumplimiento a la normativa de protección de datos y a las dimensiones de seguridad establecidas.

Es por ello, que el tratamiento de datos e información debe realizarse en los sistemas y activos bajo la responsabilidad y control de la URJC lo que implica que no se permita la redirección de los correos electrónicos a otras cuentas externas.

La extensión de archivo EML es un acrónimo de E-mail y creado por Microsoft Corporation.

Un archivo EML es un correo electrónico que se almacena para poder mantener el formato y las cabeceras HTML originales. La estructura del archivo EML es estándar y está compuesta por dos partes, el encabezado y el cuerpo. El encabezado comprende la dirección del remitente y del destinatario, los datos, el asunto y las marcas de fecha y hora. El cuerpo contiene el mensaje en sí del correo. También pueden indicar los archivos adjuntos y otros hipervínculos que el remitente ha pegado en el archivo EML.
Para poder realizar la descarga del archivo EML, iremos a Outlook en web, y abriremos el correo; en los 3 puntos de la parte superior derecha, pulsaremos e iremos a la opción Descargar, y seleccionaremos Descargar como EML

Si queremos evitar que nuestros mensajes de correo sean marcados como spam por los diferentes clientes o gestores de correo, es conveniente seguir una serie de recomendaciones, tanto en la redacción, como en los elementos que incluimos en ellos:

Asegurarnos que nuestra dirección de correo lleva un nombre adjunto, es decir, que cuando se reciba el mensaje, el destinatario vea, junto a nuestra dirección de correo, nuestro nombre. Por ejemplo, José Pérez “jose.perez@urjc.es”. Para ello, tendremos que configurar nuestro cliente de correo, de forma que siempre aparezca nuestro nombre junto a la dirección al enviar un mensaje.
En el asunto, no escribir todo en mayúsculas, y no utilizar exclamaciones o preguntas.
Evitar escribir un asunto muy corto, con frases típicas (del estilo "envío solicitado", "documento que pediste", "factura pendiente", "gratis", "oferta"), o con referencias a precios y cantidades.
Si se envía un documento o archivo adjunto, añadir en el cuerpo del mensaje alguna descripción del elemento enviado, es decir, no debemos limitarnos a incluir el adjunto y saludar.
Evitar usar expresiones como "Haz clic en este enlace https://www.ejemplo.es/contenido" para referirnos a un contenido web. Es mejor dar las instrucciones necesarias para entrar en el mismo, "Conecta a la web de Ejemplo, y en la esquina superior derecha, verás la opción Contenido. Pincha en ella para acceder a los documentos". Otra opción es ir marcando con guiones los pasos a seguir: Conecta a la web de Ejemplo - contenido - documentos.
Si es estrictamente necesario incluir un enlace en el mensaje, se puede escribir, pero de forma que no sea directamente accesible desde el correo (es decir, no como hipertexto), si no que haya que copiarlo y pegarlo en un navegador para poder acceder. De esta forma, el destinatario puede estar seguro de que no hay trampas ocultas en el mensaje.
No enviar el mismo mensaje a muchos remitentes a la vez. Es mejor esperar algún tiempo entre mensaje y mensaje, para que el servidor de correo de destino no lo considere como envío abusivo o se sobrepasen sus límites de recepción.
Evitar en la medida de lo posible, usar mensajes en formato HTML (mejor texto plano), o al menos que no contengan JavaScript.
Si es posible, no incluir contenidos multimedia en el mensaje.
No incluir documentos con macros habilitadas. Si es necesario enviarlos, comprimir el archivo para que necesite una contraseña de apertura, indicando la contraseña en el mensaje, para evitar que las macros se ejecute automáticamente al abrir el correo.

Si tenemos nuestro correo corporativo/educativo alojado en la plataforma de Microsoft 365, es probable que en alguna ocasión recibamos correos desde quarantine@messaging.microsoft.com indicando que hay mensajes en cuarentena que deberíamos revisar.

El mensaje nos dirigirá al Security Center de Microsoft donde, entre otras opciones, podremos revisar mensajes

Una vez accedido, si es de nuestro interés, se puede elegir entre, Liberar el mensaje o una de las opciones que presenta,

Revisar mensaje. Se puede ver vista previa del mensaje para decidir qué hacer.
Liberar correo electrónico. Estos mensajes tienen un riesgo asignado pequeño, y pueden ser liberados por los propios usuarios. Se recibirán en el buzón normalmente.
Eliminar mensaje.

Actualmente filtramos en la parte de administración del correo de URJC más del 90% del correo basura que nos llega, pero no podemos evitar que aquellos que se envían de forma legal, ajustándose a los protocolos estándares establecidos, sean entregados (normalmente porque el spammer se ha hecho con contraseñas de usuario y envían correos en su nombre).

No podemos aplicar filtros generales por contenidos, porque las reglas que habitualmente se usan para la detección de este tipo de correos, en un entorno de tan diverso tipo de uso, podrían afectar a correos válidos que serían eliminados, causando mayor daño que la recepción de spam. En todo caso, continuamos trabajando en activar más filtros desde la administración.

Como medidas preventivas básicas, podrían considerarse las siguientes:

Utilizar contraseñas lo más seguras posibles (largas, con mayúsculas, números, ...)
Evitar dar su correo en foros/páginas web, chats, etc. Leer las políticas de uso de los sitios en los que proporciona su dirección de correo
Evitar correos encadenados
No publicar su dirección de correo en páginas web
Hacer uso del antivirus corporativo
Ver si el cliente de correo que usa dispone de herramientas antispam y activarlas
Evitar descargar las imágenes que vienen en los correos las automáticamente

Normalmente, no. En la mayoría de los casos, el mensaje de advertencia aparecerá porque realmente estamos intercambiando correo por primera vez con alguien. Esta advertencia solo es útil en casos de suplantación. Si normalmente intercambia mensajes con algún colega, pero observa la advertencia anterior al recibir uno de sus mensajes, significa que alguien está falseando la dirección de su colega (está usando una dirección ligeramente distinta que es difícil de diferenciar a simple vista).

Puede ocurrir que al remitente de un correo a una dirección jose.perez@urjc.es, le llegue un mensaje diciéndole que no puede entregarnos ese correo.

Entonces, lo primero que tenemos que pedirle es que nos indique el mensaje que motiva dicho rechazo. El principal motivo de rechazo es: Rechazado por error de SPF

Este rechazo es motivado porque los correos que provienen de la dirección con el dominio “@dominio.xxx” no cumplen el estándar SPF para evitar el envío de correo masivo. En dicho dominio externo está mal configurado el registro SPF, configuración que debe ser corregida.

A través del SPF se definen los servidores de correo que pueden enviar correo electrónico desde un dominio. Cuando nos envían un correo con ese dominio desde un servidor no definido, el servidor de correo que lo recibe lo detectará al comprobar los registros SPF, y rechazará el mensaje, ya que no proviene de ninguno de los servidores que se han indicado, sospechándose por tanto que puede ser spam u otra amenaza.

En este caso, debemos indicarle a la persona que nos está intentando enviar el mensaje, que le remita a su administrador de correo el mensaje de rechazo que ha recibido para corregir dicha definición.

El estándar donde se trata cómo hay que definir los registros SPF es el RFC 7208 on Sender Policy Framework.
Se puede comprobar si un dominio cumple los estándares respecto a la definición del SPF en la siguiente URL: http://www.kitterman.com/spf/validate.html

Puede ocurrir que al abrir el cliente de Outlook en sus distintas carpetas ( Bandeja de entrada, Enviados, etc) no se muestran los correos antiguos o con una fecha anterior.

Esto es debido a que el cliente de correo Outlook dispone de una configuración para que los elementos de correo que muestren en sus carpetas/bandejas sean aquellos cuya antigüedad sea la configurada por parte del usuario.
Se seguirán los siguientes pasos:

Abrimos el cliente de correo electrónico Outlook
Seleccionamos el menú “Archivo”

Seleccionamos “Configuración de la Cuenta”

Seleccionamos “Configuración de la sincronización y el nombre de cuenta”

Observamos, en este caso, que está configurado para que muestre los elementos con una antigüedad de 3 días, aunque podría estar configurado para 1 semana o 2 semanas.

Deslizamos la barra, con la ayuda del ratón y su botón izquierdo, hacia la derecha para incrementar la antigüedad del correo para mostrar, dispone de diferentes antigüedades para configurar. En el caso de nuestro ejemplo lo configuramos para que muestre todo el correo.

Seleccionamos “Siguiente” para guardar la configuración
Seleccionamos “Hecho” para que se guarde la configuración

Por último debemos cerrar Outlook para que los cambios surtan efecto y así cuando volvamos a iniciar Outlook aparezcan los mensajes, si los hay, desde la antigüedad configurada.

Accediendo a la configuración de Outlook, seleccionamos la pestaña Correo; desde ahí en Redactar y Responder, Cancelar envío envío, Desplazaremos la barra hasta el 10 y Guardamos configuración:

A partir de ese momento, cada vez que envíe un correo le aparecerá un aviso para poder cancelar el envío que desaparecerá a los 10 segundos

Desde el área de Tecnologías de la Información no recomendamos que se envíen correos de más de 25 Mb.

Si necesitamos enviar un archivo que sobrepase ese tamaño a otra persona, podemos usar el servicio FileSender de RedIRIS. que nos permite intercambiar archivos de hasta 100 Gb.
Podrá utilizar dicho servicio accediendo a Filesender http://filesender.rediris.es ; Seleccionaremos nuestra Institución y pulsamos “Proceder” para identificarnos:

Aparecerá un menú que debemos completar con los archivos necesarios, destinatarios, mensajes, etc.

Calendario

Existe la posibilidad de compartir tu Calendario con otros usuarios. Con esta opción y dependiendo de los permisos que otorgues, los usuarios con los que has compartido el Calendario podrán ver la ocupación del Calendario, los eventos detalladamente y realizar/modificar las entradas.

Para compartir tu Calendario es importante que siempre se realicen las gestiones desde Outlook en Web. Hay que seguir los siguientes pasos:

Accede al Calendario en la Web con tu cuenta de usuario y contraseña
Selecciona la opción "Calendario"

Selecciona de la barra superior la opción "Compartir". Se nos abre una ventana en la que debemos introducir la cuenta del usuario con el que se quiere compartir el Calendario y elegimos los permisos con los que desea compartirlo, para finalizar pulsa el botón "Compartir"

El usuario con el que se ha compartido el Calendario recibirá un correo con la invitación de compartir el Calendario. Se debe aceptar la invitación desde el correo, pulsando "Aceptar" en la invitación. Webmail nos avisa (en la barra superior derecha) con alertas/notificaciones cuando nos llegan correos o invitaciones, no utilizar esta opción para aceptar invitaciones de Calendario, porque Microsoft informa que no realiza correctamente la conexión al Calendario.

Una vez aceptada la invitación, si se ha seleccionado los permisos de "Editar", estos pueden tardar hasta 24h en ser efectivos

En el caso de que no querer compartir todo el Calendario, existe una opción para compartir tan sólo un evento.

Para ello, hay que acceder al Calendario, realizar una entrada (poner un evento) y en la parte de "Invite a los asistentes"

Añadir el/los usuarios con los que se quiere compartir dicho evento.

El usuario con el que se ha compartido el evento recibirá un correo con una invitación, una vez aceptada, el evento se mostrará en su Calendario . El usuario que recibe la invitación debe aceptarla a través del correo que reciba, no a través de las notificaciones emergentes ya que puede generar problemas.

Cabe destacar que sólo se comparte el evento seleccionado, el resto de eventos que se tenga en el Calendario no se comparten.

Desde cualquier cita o evento del calendario, podremos tener acceso a OneNote,

Se elegirá en que OneNote se guardarán las notas de la reunión.

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