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Enlace de la aplicación Asistencia URJC APP con Aula Virtual

Para facilitar el registro de asistencia de los estudiantes a las clases, se ha conectado la actividad "Asistencia", disponible en las asignaturas de Aula Virtual, con la aplicación de registro de asistencia disponible tanto en la URJC App para móviles como en https://asistencia.urjc.es. De esta forma, todas las asistencias que programes y abras a través de esta aplicación denominada "Asistencia URJC App" se pasarán de forma automática a la actividad Asistencia que estará disponible en tu asignatura de Aula Virtual.

A continuación, te explicamos cómo crear un evento de una de tus asignaturas en la aplicación "Asistencia URJC App" y cómo se traslada la información desde la aplicación a tu asignatura, dentro de Aula Virtual.

Ciclo de creación y registro de asistencia

A continuación, se explican los pasos que hay que seguir para realizar el registro de asistencia en la aplicación "Asistencia URJC App" para que se pasen los datos de forma automática a la actividad "Asistencia" que estará disponible en la asignatura correspondiente en Aula Virtual.

1. Crear evento en Asistencia App URJC

En primer lugar, debes entrar a la aplicación Asistencia App URJC para crear También puedes crear el evento desde la App URJC, como se indica en este enlace.

El nuevo evento de asistencia de tus estudiantes

Tras acceder a la plataforma con el usuario y la contraseña institucional, debes pulsar sobre el botón "Manual" de la parte superior derecha del calendario:

En la pantalla de configuración hay que rellenar el campo "Actividad", pulsando en el desplegable y eligiendo la asignatura donde va a tener lugar el evento de asistencia. Al tratarse de un evento para una asignatura concreta verás que lo campos "Nombre" e "Información" se bloquean y no se pueden editar, ya que no es necesario que los cumplimentes.

IMPORTANTE: Para que se realice la sincronización del evento con la asignatura de Aula Virtual, tienes que seleccionar la asignatura correspondiente en el desplegable. Si no la seleccionas, la información solo quedará registrada en la aplicación Asistencia APP URJC. Para compartir el evento de asistencia con tus estudiantes y que puedan marcar la información, hay que pulsar sobre el botón "Abrir" de la esquina inferior derecha de la pantalla:

Ubicación para la plataforma de asistencia

En este punto te pedirá que actives la ubicación para el registro de asistencia. Debes tener en cuenta que esta opción está disponible para que, si activas el evento dentro de clase, el sistema compruebe de manera automática que los estudiantes que marcan la asistencia presencial se encuentran en el mismo sitio que tú.

Esta funcionalidad es opcional, puedes marcarla para que se compruebe o no. En el caso de que elijas que el sistema compruebe tu ubicación, es necesario que todos (docente y estudiantes), permitáis que el dispositivo pueda acceder a comprobar vuestra ubicación. Si no se concede al equipo/dispositivo el permiso para acceder a la ubicación, el sistema registrará la asistencia sin realizar la comprobación de si el docente y los estudiantes os encontráis en la misma ubicación.

Es importante destacar que este permiso tan solo afecta a la aplicación Asistencia App URJC y aceptarlo no condiciona ni modifica los permisos concedidos al resto de aplicaciones y páginas webs visitadas.

Activar la ubicación

Si has decidido que el sistema compruebe los estudiantes que marcan asistencia están en la misma ubicación que tú, por favor pulsar sobre el botón "Permitir" cuando el navegador solicite el permiso correspondiente.

En caso de que se pulse erróneamente sobre el botón "Bloquear" o se cierre el cuadro sin hacer ningún tipo de interacción con él, el permiso se podrá conceder o revocar desde la configuración general del navegador.

No activar la ubicación

En caso de que los permisos no hayan sido aceptados, aparecerá un mensaje de información no bloqueante. Es decir, pulsando sobre el botón "continuar" se puede seguir con la publicación del evento:

Y aparecerá la confirmación de la apertura del evento. Esta ventana informativa se cierra pulsando sobre el botón "Aceptar":

Tanto si activas la ubicación como si no, una vez creado el evento puedes comenzar a compartir la información con tus estudiantes para que entren y marquen la asistencia en el evento.

2. Proporcionar código a los estudiantes

Tras abrir el evento de asistencia, se mostrará el código que tienes que trasladar a los estudiantes para que ingresen a la sesión y marquen la asistencia, junto con un temporizador de 15 minutos. Esta ventana podrá cerrarse en cualquier momento, pero el contador seguirá activo.

Si estás en clase, puedes proyectar y compartir el código QR con los estudiantes a través de pantalla compartida, de sesión de chat en Teams o de cualquier manera que te permita enviar imágenes, y al estudiante realizar la captura del código. Este código QR enlaza directamente con la plataforma para validar la asistencia a la sesión.

Además, podrás, en el caso de que lo necesites, registrar asistencias manuales de estudiantes pulsando en el botón "Manual" y consultar qué usuarios ya han registrado su asistencia, pulsando en el botón "Asistencias".
Para salir de la ventana sin detener el temporizador, hay que pulsar en cualquier parte de la pantalla, fuera del contador.

3. Registrar la asistencia y cerrar evento

Los estudiantes podrán registrar su asistencia a través de la App móvil de la universidad o de la aplicación web Asistencia App URJC. Tan solo tendrán que introducir el código del evento, una vez estén dentro de la aplicación y marcar la asistencia: presencial o a distancia.

Es importante que si has elegido la opción de que el sistema compruebe la ubicación del estudiante presencial, le indiques que es necesario que permita la ubicación para que se registre su asistencia. En caso contrario, si el estudiante no permite el acceso a su ubicación, el sistema no podrá llevar a cabo la comprobación y tampoco registrará los datos de su asistencia correctamente.

Para cerrar el registro de asistencia hay que esperar 15 minutos para que se cierre automáticamente o pulsar sobre el botón "Cerrar" en la pantalla anterior.

4. Envío automático de Datos a Aula Virtual

Una vez que se ha cerrado la sesión de registro de asistencia, la plataforma sincroniza los datos con tu asignatura de Aula Virtual. Para ello, la primera vez que se realiza la sincronización se crea de forma automática una actividad denominada "Asistencia URJC App" en la barra de comunicación, próxima al Foro de Novedades y el Foro General (ver apartado 5. Información disponible en tu asignatura).

Además, envía los datos en un archivo de MS Excel a tu correo electrónico para que dispongas del listado de asistencia en dicho formato.

5. Información disponible en tu asignatura

Como se ha mencionado anteriormente, la actividad denominada "Asistencia URJC App" se crea con el primer evento de asistencia que crees en la aplicación y se situará dentro de tu asignatura de Aula Virtual, en la barra de comunicación, próxima al Foro de Novedades y el Foro General.

Este recurso "Asistencia URJC App" en Aula Virtual será nuevo en tu asignatura y dispondrá solo de la información que comiences a registrar en la aplicación de Asistencia App URJC, desde el primer evento que crees.

Al pulsar sobre la actividad "Asistencia URJC App" de tu asignatura de Aula Virtual accederás directamente al plugin con la pestaña "Sesiones" ya seleccionada. Su aspecto es exactamente el mismo que tiene la actividad de "Asistencia" de Moodle que se utilizaba hasta ahora.

La información de las sesiones se encuentra en la pestaña "Informe". Esta pestaña tiene carácter meramente informativo. En este bloque no se puede realizar ninguna modificación sobre la información mostrada.

En la parte superior están los filtros que se pueden aplicar a la visualización de los datos y en la parte inferior muestra el nombre completo de los usuarios y su correo electrónico.
Debes tener en cuenta que si has utilizado la actividad asistencia en Aula Virtual previamente y tienes actividades y asistencias registradas por los estudiantes en tu asignatura de Aula Virtual, estas permanecerán intactas con la información registrada hasta ese momento. El funcionamiento de dicha actividad no cambia y se mantiene toda la información.
Observa que la actividad creada de forma automática se denomina "Asistencia URJC App", para que puedas identificar las asistencias registradas de URJC App, y se sitúa en la barra de comunicación, próxima al Foro de Novedades y el Foro General. Es en esta actividad donde NO debes cambiar los estados para que se pueda sincronizar la información con la de la App de URJC.

Información importante para tener en cuenta

Para terminar, hay una serie de consideraciones que debes tener en cuenta para que la sincronización de la información funcione correctamente en tu asignatura de Aula Virtual:

Te recordamos que al crear un nuevo evento en la aplicación Asistencia URJC App debes seleccionar del desplegable la asignatura donde quieres crear el evento y que se vuelque la información dentro de Aula Virtual.

Dentro de la nueva actividad que se crea en la asignatura de Aula Virtual, no debes cambiar la información que se encuentra en la pestaña "Estados". Los estados deben coincidir con los creados al dar de alta el evento en la aplicación y se vuelcan a la asignatura de forma automática, si estos estados se cambian, el sistema no es capaz de hacer el volcado automático de los datos.

Registro de Asistencia en URJC App y Aula Virtual