Envío de documentos como vínculos a listas de correo

Debe evitarse el envío de archivos adjuntos cuando se envían correos a listas, ya que estos archivos se copian en todos los buzones de correo de los destinatarios, por lo que se consume mucho espacio de almacenamiento que es un recurso muy caro.

En su lugar, se pueden enviar vínculos a los archivos. Así, al destinatario le llega un vínculo que no se copia en su buzón de correo. El destinatario puede abrirlo y ver el archivo, por lo que la funcionalidad es la misma pero sin consumir espacio de almacenamiento. Los pasos para enviar un vínculo a una lista son los siguientes:

1. En primer lugar, se redacta el correo desde Outlook o Outlook Web, utilizando la cuenta desde la que vaya a enviarse. Una vez escrito el correo, en lugar de adjuntar un archivo de la forma clásica, se adjunta un vínculo. A continuación se explica que hay que copiar el archivo en OneDrive Web y crear un vínculo que luego se pegará en el correo. 

2.  Ahora se copia el archivo del que va a enviarse el vínculo, en el OneDrive Web de la cuenta que enviará el correo. 

   1. Para ello, se hace login en webmail.urjc.es la cuenta desde la que se enviará el correo, típicamente una cuenta genérica.

   2. Después, hay que situarse en los nueve puntos colocados arriba a la izquierda y escoger OneDrive.

Open

Ir a OneDrive Web

Open

Cargar en OneDrive Web el archivo del que va a enviarse el vínculo

 3. Cuando se haya cargado el archivo hay que situarse en el mismo, en la opción de los tres puntos …

 4. Se elige Copiar Vínculo:

 5. Se pincha en Configuración:

6. A continuación se escoge Cualquier Persona

Por defecto, el archivo queda público durante un año. Este período puede configurarse en Más Opciones.

Hay que dar click en Aplicar.

7. Con este proceso se obtiene un vínculo al archivo que puede leer cualquier persona, es público. Ese vínculo está en el Portapapeles, habría que ir al correo inicial y pegar este vínculo, bien con la opción Pegar o las teclas Ctrl + V