Las peticiones deben solicitarse desde el Decanato o la Dirección de Escuela, o bien desde el Vicedecanato o Subdirección que corresponda. La solicitud hay que dirigirla a:
La solicitud debe especificar claramente los siguientes puntos:
Justificación de la necesidad del software en la docencia
Número de licencias solicitadas
Asignaturas y titulaciones en las que va a utilizarse y número de horas que se usaría
Número de alumnos que lo emplearían
Coste presentando la oferta de algún proveedor
Alternativas posibles, bien software libre (deseable) o de pago
El Vicerrectorado de Ordenación Académica o la Escuela de Másteres solicitarán al Vicerrectorado con competencias en Digitalización y a la Oficina de Software Libre un informe que evalúe la oportunidad de la compra.
Las compras de software conllevan un proceso administrativo que depende de la forma de contratación y que varía entre uno y seis meses. No puede garantizarse la adquisición y la puesta en producción de un software si la solicitud se realiza en un plazo menor del necesario para tramitar la adquisición de la licencia. Por ello, se recomienda realizar las peticiones con tiempo suficiente para poder realizar la adquisición.
La compra de software para Investigación se realiza en el ámbito del propio proyecto de investigación, con presupuesto del propio proyecto, o con presupuesto del Vicerrectorado de Investigación en caso de ser un software estructural y de propósito general para todos los investigadores.