Antes de solicitar un nuevo software es conveniente comprobar si las licencias que la Universidad ya ha adquirido, pueden cubrir el uso docente que se desea solucionar. Las licencias pueden consultarse aquí o abriendo una incidencia en el CAU.
Si se considera que ninguna de las licencias adquiridas son válidas, las peticiones deben solicitarse desde el Decanato o la Dirección de Escuela, o bien desde el Vicedecanato o Subdirección que corresponda. La solicitud hay que dirigirla a:
- Software que se use en estudios de Grado: correo dirigido al Vicerrectorado de Ordenación Académica y Formación del Profesorado: vice.ordenacion@urjc.es, con copia al Vicerrectorado de Transformación Digital e Innovación docente: vice.digital@urjc.es
- Software que se use en estudios de Máster : correo dirigido a la Escuela de Máster emo.directora@urjc.es, con copia al Vicerrectorado de Transformación Digital e Innovación docente: vice.digital@urjc.es
La solicitud debe especificar claramente los siguientes puntos:
- Justificación de la necesidad del software en la docencia
- Número de licencias solicitadas
- Asignaturas y titulaciones en las que va a utilizarse y número de horas que se usaría
- Número de alumnos que lo emplearían
- Coste presentando la oferta de algún proveedor
- Alternativas posibles, bien software libre (deseable) o de pago
El Vicerrectorado de Ordenación Académica o la Escuela de Másteres solicitarán al Vicerrectorado de Transformación Digital e Innovación Docente y a la Oficina de Software Libre un informe que evalúe la oportunidad de la compra.
Las compras de software conllevan un proceso administrativo que depende de la forma de contratación y que varía entre uno y seis meses. No puede garantizarse la adquisición y la puesta en producción de un software si la solicitud se realiza en un plazo menor del necesario para tramitar la adquisición de la licencia. Por ello, se recomienda realizar las peticiones con tiempo suficiente para poder realizar la adquisición.
La compra de software para Investigación se realiza en el ámbito del propio proyecto de investigación, con presupuesto del propio proyecto, o con presupuesto del Vicerrectorado de Investigación en caso de ser un software estructural y de propósito general para todos los investigadores.