Teams - Office 365

Microsoft Teams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.

1. Acceso y Descarga de Microsoft Teams

Para poder acceder a la plataforma y descargar la aplicación, se deberá acceder al webmail de la universidad desde el siguiente enlace http://webmail.urjc.es

Una vez se inicie sesión en webmail, deberá ir al botón izquierdo superior , que desplegará el siguiente menú, en él hará clic en el botón de “Teams”.

Al entrar en la plataforma nos aparecerá la siguiente ventana emergente,

Desde ella podrá descargar la aplicación Teams de escritorio. En caso de no aparecer esta ventana emergente, para descargar la aplicación deberá dirigirse al botón “Descargar la aplicación de escritorio”, situado en la parte inferior de la barra lateral izquierda.

Tras haber pulsado se descargará e instalar la aplicación de escritorio.

También puedes utilizar la app en el móvil disponible tanto en versión Android como IOS.

2. Funcionalidades de Microsoft Teams

Al crear un equipo en Microsoft Teams, tienes acceso por defecto a una serie de funciones básicas distribuidas en la barra lateral de la izquierda, como son:

Actividad
Chat
Calendario (Reuniones/Videoconferencias)
Llamadas
Archivos

Dentro del equipo disponemos de varias funcionalidades como son las siguientes:

Opciones de guardar y compartir archivos
Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo
Añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas funcionalidades.

2.1 Actividad de Microsoft Teams

En el apartado de “Actividad” de la barra lateral izquierda se pueden encontrar todas las notificaciones relacionadas con sus equipos, desde aquí podrá acceder rápidamente si es necesario.

En el equipo existen varios roles, “Propietario” y” Miembro”. Para poder gestionar el equipo (crear nuevos canales, añadir funcionalidad a los canales, administrar miembros del equipo…) se debe tener el rol de Propietario, ya sea para administrar los miembros, su rol o gestionar los canales del equipo.

2.2. Chat de Microsoft Teams

En el apartado de “Chat” de la barra lateral izquierda podrá iniciar una conversación con sus contactos o cualquier usuario de la organización.

El chat puede ser, tanto en grupo como individual, y puedes ser comunicación escrita, telefónica o videoconferencia en privado con diferentes miembros de la URJC.

Para comenzar un chat con miembro de la URJC bastará con buscar el usuario de dicha persona en el buscador situado en la parte superior de nuestro Teams, y al hacer clic sobre la persona buscada se nos abrirá una ventana de conversación privada con ella.

Para crear un nuevo grupo de contactos iremos a la pestaña de “Contactos” y pulsaremos sobre “Crear un nuevo grupo de contactos” (situado en la parte inferior izquierda de nuestro Teams).

Ahora, determinaremos el nombre que queremos dar a dicho grupo. Para agregar contactos a nuestro grupo daremos sobre los tres puntos de la derecha de nuestro grupo y damos clic sobre “Agregar un contacto a este grupo”. Además, tendremos la posibilidad de cambiar el nombre del grupo o eliminar el grupo.

Cuando abrimos una nueva conversación, se crea una estructura similar a la de “Equipos” con las pestañas por defecto de “Conversación”, “Archivos”, “Organización” y “Actividad”. Además, al igual que en un canal de “Equipo” podremos añadir fichas personalizadas para compartir documentos, videos, enlaces…

Por último, en los chats, se pueden realizar videoconferencias, compartir la pantalla de nuestro ordenador o realizar una llamada. Para ello, una vez dentro de nuestro chat individual o de grupo, realizaremos tales operaciones en los botones que nos aparecen en el lado superior derecho.

Versión Web (Videoconferencia, llamada, agregar contacto a la conversación)

Versión Escritorio (Videoconferencia, llamada, compartir pantalla, agregar contacto a la conversación)

Nota: La opción “Compartir pantalla” solo es posible mediante la descarga de la versión de escritorio de Teams.

2.3 Videoconferencias/Reuniones en Microsoft Teams

Desde el apartado de “Calendario” de la barra lateral izquierda se pueden generar y organizar reuniones. Para ello tenemos dos posibilidades:

Reunirse ahora: Para ello seleccionaremos el botón situado en la parte

Al seleccionar esta opción, se nos abrirá una ventana como la siguiente:

En esta ventana podrás, cambiar el título de la reunión, decidir si dejas abierto tu cam/micro y configurar tus dispositivos en el siguiente botón:

Una vez se haya terminado de configurar la reunión hay que pulsar en el botón “Unirse Ahora” para comenzar la reunión:

Una vez iniciada la reunión, deberá invitar a los participantes que necesite de dos formas, buscándolo a través del buscador como aparece en la siguiente imagen:

O copiando la información de la reunión mediante el botón

Y enviando la información por correo electrónico que es un enlace a la reunión que se acaba de crear:

Join Microsoft Teams Meeting

2.Planificar una reunión: Para usar esta opción hay que seleccionar el siguiente botón situado en la parte superior de nuestro teams de la sección “Calendario”:

Ahora hay que configurar los datos de la reunión como el título, asistentes, día/hora y el texto que se va a enviar a los asistentes y pulsar en el botón “Enviar” cuando se haya cumplimentado.

A los asistentes les aparecerá agendada la reunión en el calendario del su correo con la siguiente información, para que puedan unirse a la sesión cuando dé comienzo:

2.4 Llamadas de Microsoft Teams

Desde el apartado de “Llamadas” de la barra lateral izquierda se pueden realizar llamadas a otros usuarios o miembros del equipo:

2.5 Archivos de Microsoft Teams

Desde el apartado de “Archivos” de la barra lateral izquierda permite realizar subida de archivos al sistema de almacenamiento que este configurado, esto permite tener el archivo disponible en cualquier momento, por defecto está configurado OneDrive

Y tan solo con arrastrar los archivos a la ventana de Microsoft Teams se subirán y los tendremos disponibles:

Conviene que el profesor configure adecuadamente los permisos de este espacio con el fin de que los estudiantes tengan acceso de solo lectura y no puedan modificar y/o borrar aquellos contenidos que el profesor pueda compartir con la clase. Para ello, debe acceder a Microsoft Teams, y situarse en el canal General de su equipo y “Abrir en SharePoint”

Se abrirá una ventana en un navegador, que pedirá la autenticación del profesor y posteriormente se abre la venta de gestión de los archivos del Canal:

A continuación, debe pulsar en “Documentos”, para administrar los permisos de la Carpeta “General”:

En la ventana de administración de los Documentos del equipo, debe seleccionar “General”, y pulsar en más opciones y elegir “Administrar acceso”:

En la parte derecha de la ventana, se abrirá una sección con los permisos de acceso. Por defecto son estos:

La recomendación es:

1.- Eliminar el acceso de solo lectura de los Visitantes:

2.- Dejar acceso de solo lectura, para los Integrantes (los estudiantes):

3.- Al finalizar deberían quedar los permisos de esta forma:

¿Qué hago si algún alumno de mi asignatura no ve el Equipo de Teams de la asignatura?

Si un alumno no ve las asignaturas de un profesor hay que sugerirle que inicialmente, antes de poner una incidencia, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Conseguir el enlace del equipo del teams de la asignatura mediante un compañero con acceso.

Paso 2: Abrir el enlace desde el ordenador (WhatsApp Web o cualquier vía)

Paso 3: Cancelar la apertura de la aplicación de Microsoft Teams y clickar en "usar la aplicación Web en su lugar".

Paso 4: Debería aparecer el desplegable de invitado dentro del Teams en la parte superior derecha de la herramienta donde accederá a todas las asignaturas del alumno.